Возмещение затрат учредителю-иностранцу

Как правильно возмещать расходы главе иностранного представительства

Автор: Екатерина Гостева
налоговый консультант

Нередко главе иностранного представительства возмещаются расходы на аренду жилья, эксплуатацию личного автомобиля и пр. С одной стороны такая компенсация в глазах государства является доходом и должна облагаться подоходным налогом (НДФЛ). С другой – существуют вполне законные способы этот налог не платить.

Если удерживать налог, то как?

Большинство бухгалтеров либо забывают удержать подоходный налог, либо не задумываются, как при его удержании действовать в интересах сотрудников.

В последнем случае с глав представительств иностранных компаний, которые являются:

  • гражданами России,
  • иностранными гражданами со статусом резидента России,
  • иностранными гражданами со статусом высококвалифицированного специалиста,

удерживается подоходный налог в размере 13%.

Если же для работы в представительстве приглашается сотрудник из-за рубежа (не имеющий статуса резидента), с него удерживается подоходный налог 30%.

Допустим, иностранное представительство решило дополнительно к зарплате выплачивать главе-нерезиденту 50 000 руб. в месяц для ежемесячной оплаты квартиры или аренды автомобиля.
С этой суммы сразу удерживается подоходный налог в размере 15 000 руб. (50 000 *30%), т.е. на руки глава-нерезидент получит только 35 000 руб.

Но здесь главный вопрос: как сделать так, чтобы глава представительства не «терял» часть компенсации в виде НДФЛ?

Для этих целей необходимо грамотно выполнить gross up (т.е. рассчитать сумму компенсации с учетом удерживаемого налога) по следующей формуле:

50 000 / 0,7 (при ставке НДФЛ 30%)
либо
50 000 / 0,87 (при ставке НДФЛ 13%)

Именно с получившейся суммы должен удерживаться подоходный налог, чтобы глава представительства избежал «налоговых потерь». И именно эта сумма должна быть прописана в Трудовом Договоре в качестве компенсации.

А можно вовсе не платить?

Выше мы рассмотрели подход, который близок бухгалтерам. Мы же являемся экспертами не только в бухучете, но и в налогах. Поэтому всегда ищем законные пути оптимизации налоговых выплат. Если наши клиенты могут законно не платить налоги, мы всегда подскажем, как это сделать правильно.

Сразу оговоримся, что свое мнение мы подкрепляем обширной судебной практикой (т.е. при налоговых спорах российские суды придерживаются именно такого мнения).

Налоговый кодекс предусматривает освобождение от НДФЛ тех видов компенсационных выплат, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей и обоснованы законодательно ( ст. 217 НК РФ ).

Так, если глава представительства приглашается на работу из другого города, то НДФЛ можно не начислять, опираясь на Трудовой кодекс. Статья 169 ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, связанные с переездом и обустройством на новом месте. При этом под обустройством вполне может пониматься предоставление сотруднику квартиры на весь период работы (либо – денежная компенсация за аренду жилья).

Если же иностранное представительство официально (т.е. по специально оформленному документу) приглашает главу из-за рубежа, оно обязано гарантировать иностранному гражданину соответствующее материальное, медицинское и жилищное обеспечение (п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ ). Т.е. компенсация аренды квартиры логично вытекает из обязанности представительства обеспечить иностранного сотрудника жильем.

В Трудовом кодексе также предусмотрена возможность компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника ( статья 188 ТК РФ ). Эту норму закона можно применять, чтобы не начислять НДФЛ при возмещении расходов на личный автомобиль.

Самое главное, правильно сформулировать соответствующие пункты в Трудовом Договоре / специальном Приказе / Положении о компенсациях.

Если Вы не знаете, как правильно оформить документы, мы всегда Вам поможем и даже возьмем на себя общение с контролирующими органами при возникновении претензий или налоговых споров.

Надеемся, наши рекомендации будут Вам полезны.

Возмещение расходов от иностранного контрагента

Добрый день!
Пожалуйста направьте консультацию по следующему вопросу:

Иностранная организация зарегистрированная на территории Грузии обязуется возместить по договору оказания услуг Российской организации часть расходов на маркетинговые услуги по продвижению торговой марки принадлежащей данной иностранной организации . Какие обязанности Российской организации на территории РФ включаются по налоговым обязательствам НДС и налогу на прибыль по данному возмещению. Какими проводками будут отражаться расходы от третьих лиц и возмещение расходов иностранной организацией?

Наш ответ

НДС

Если по условиям договора возмездного оказания услуг организация-заказчик кроме оплаты стоимости оказанных исполнителем услуг возмещает расходы, связанные с исполнением договора, то при решении вопроса о включении суммы компенсации, полученной от заказчика в возмещение расходов, в налоговую базу по НДС возможны следующие варианты.

Компенсация заказчиком расходов исполнителя, понесенных им при оказании услуг, связана с оплатой этих услуг и увеличивает налоговую базу по НДС. Причем независимо от того, что по условиям договора возмещаемые расходы могут указываться отдельно от стоимости оказанных услуг. Сумма НДС исчисляется по расчетной ставке 18/118 в том налоговом периоде, в котором фактически получены денежные средства в возмещение расходов (п. 2 ст. 153, пп. 2 п. 1 ст. 162, п. 4 ст. 164 НК РФ, Письма Минфина России от 02.03.2010 N 03-07-11/37, от 09.11.2009 N 03-07-11/288).

На сумму НДС, начисленную с полученной компенсации, исполнитель выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж (п. п. 3, 18 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

При этом у исполнителя не возникает никаких налоговых последствий в отношении «входного» НДС, ранее правомерно принятого к вычету при принятии расходов к учету (п. п. 2, 7 ст. 171 НК РФ).

Дополнительно см. также Энциклопедию спорных ситуаций по НДС

Сумма компенсации заказчиком расходов исполнителя не включается в налоговую базу по НДС. Такой вывод можно сделать из Письма Минфина России от 22.02.2018 N 03-07-09/11443.

Что касается «входного» НДС в части, приходящейся на затраты, понесенные исполнителем, то отметим следующее.

В общем случае право на вычет НДС возникает после принятия на учет товаров (работ, услуг), приобретенных для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Поскольку возмещаемые расходы исполнитель не принимает к учету и не включает сумму полученного возмещения в налоговую базу по НДС, у исполнителя не возникает права на вычет «входного» НДС (в случае его предъявления контрагентами).

Дополнительно см. также Энциклопедию спорных ситуаций по НДС

Когда по условиям договора издержки исполнителя не выделены отдельной суммой в цене договора, налоговая база по НДС определяется исходя из договорной цены (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2009 N Ф04-1010/2009(961-А27-31), Ф04-1010/2009(962-А27-31) по делу N А27-5996/2008-6).

Обращаем Ваше внимание:

Подпунктом 4 п. 1 и пп. 4 п. 1.1 ст. 148 НК РФ признается местом реализации маркетинговых услуг территория РФ, если покупатель услуг осуществляет деятельность на территории РФ, в противном случае местом реализации данных услуг территория РФ не является.

В рассматриваемой ситуации покупатель — иностранная фирма не имеет на территории РФ обособленных подразделений и не осуществляет деятельность на территории РФ, поэтому местом реализации маркетинговых услуг она не признается.

При этом если Вы выполняете несколько видов работ (услуг) и реализация некоторых из них носит вспомогательный характер по отношению к реализации остальных (основных) работ (услуг), то определять место реализации отдельно по вспомогательным работам (услугам) не нужно. Они считаются реализованными по месту выполнения основных работ (оказания основных услуг) (п. 3 ст. 148 НК РФ).

Работы (услуги) являются вспомогательными, только если без них не могут быть произведены основные работы (услуги). На это обращает внимание Минфин России (Письмо от 17.09.2010 N 03-03-06/4/88).

По нашему мнению, сумма компенсации Ваших расходов попадает под п. 3 ст. 148 НК РФ и не облагается НДС.

Налог на прибыль

В отношении учета для целей налогообложения прибыли суммы, подлежащей получению от заказчика в возмещение расходов, осуществленных исполнителем при исполнении обязательств по договору, могут быть следующие варианты.

Читайте также:  Субсидия на открытие малого бизнеса от государства: как получить

Сумма, подлежащая получению от заказчика в возмещение расходов, связанных с исполнением договора, признается выручкой от оказания услуг (п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ). При этом организация-исполнитель учитывает для целей налогообложения прибыли расходы, осуществленные на основании договора возмездного оказания услуг и компенсируемые заказчиком, при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 20-12/121656). Аналогичный вывод можно сделать из Писем Минфина России от 30.11.2015 N 03-11-06/2/69446, от 15.08.2012 N 03-11-06/2/109. Несмотря на то что указанные Письма касаются организаций, применяющих УСН, сделанный в них вывод, на наш взгляд, применим в данном случае и к организациям — плательщикам налога на прибыль

Исполнитель не включает в доходы в целях налогообложения прибыли суммы возмещения своих издержек, подлежащих получению от заказчика в соответствии с условиями договора возмездного оказания услуг. Это обусловлено тем, что при получении возмещения экономической выгоды у исполнителя не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ). Соответственно, расходы, понесенные исполнителем при оказании услуг и возмещаемые заказчиком, не учитываются исполнителем для целей налогообложения

Как отразить в бухгалтерском учете исполнителя возмещение заказчиком расходов по договору оказания услуг

В бухгалтерском учете сумму возмещения расходов включают в состав доходов по обычным видам деятельности, а понесенные затраты включают в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», п. 5 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Доход признают на дату подписания заказчиком акта об оказании услуг (отчета исполнителя), в котором указана сумма возмещаемых затрат (п. 12 ПБУ 9/99).

Операции по учету возмещаемых затрат отражают следующими бухгалтерскими записями:

Отражены затраты, связанные с оказанием услуг и подлежащие возмещению заказчиком

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни

Придайте нужную форму поездкам учредителей, и сможете спокойно списать расходы на них за счет фирмы

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

  • потребуют удержать с этих сумм А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку с сообщением о невозможности удержать нало
  • исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн
  • не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени Так что если трудовой договор будет, к примеру, на ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения — выполнение временных рабо

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

  • возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк На суммы возмещения не нужно начислять ни ни страховые взнос Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
  • сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано: 2011, № 13, с. 68

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

  • договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
  • договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

СОВЕТ

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить и страховые взносы (кроме взносов в зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

  • крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци

Если поездка организована ради сделки, которая возможна только с разрешения учредителей, расходы учесть проще

  • сделки с заинтересованность
  • любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

  • внереализационные расходы, перечень которых открыты
  • расходы на управление в составе прочи
Читайте также:  Как отчитаться по ЕНВД без договора аренды помещения

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье — как внереализационные расходы на проведение общих собрани

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.

Трактовка возмещения расходов по контракту с иностранной компанией для налоговой

Добрый день! Я зарегистрирован как ИП. Есть контракт на консалтинговые услуги с кипрской компанией. По контракту, за услуги будет выплачиваться ежемесячное фиксированное вознаграждение. В дополнение к этому, кипраская компания обязуется мне возмещать расходы, связанные с оказанием услуг (например, авиабилеты, отели, сотовую связь и прочее). Валютный контроль банка сказал, что я могу выставлять отдельный инвойс на возмещение таких услуг. Но я не уверен, как это расценит налоговая? Не зачислит ли в доход, с которого я по упрощенке должен будут плаить 6%? Илт будет просить предоставить все чеки и тп?

Ответы юристов ( 2 )

Есть следующее разъяснение Минфина РФ по вашему вопросу:

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 30 сентября 2013 г. N 03-11-06/2/40279 Об учете при применении УСН денежных средств, полученных агентом на исполнение агентского договора

В соответствии со ст. 1005 Гражданского кодекса Российской Федерации по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала. При этом принципал обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и порядке, установленных в агентском договоре.Согласно п. 1.1 ст. 346.15 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) при применении организацией упрощенной системы налогообложения в составе доходов не учитываются доходы, предусмотренные ст. 251 Кодекса.На основании пп. 9 п. 1 ст. 251 Кодекса в составе доходов не учитываются доходы в виде имущества (включая денежные средства), поступившего комиссионеру, агенту и (или) иному поверенному в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или другому аналогичному договору, а также в счет возмещения затрат, произведенных комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров.К указанным доходам не относится комиссионное, агентское или иное аналогичное вознаграждение.Таким образом, при определении объекта налогообложения при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, доходом организации-агента является сумма полученного агентского вознаграждения.

Боюсь, что в данном случае Вы все равно будете платить налог с этой суммы, а именно 6% по УСН.
Исходя из своего опыта работы в части составления и сопровождения контрактов моих клиентов с иностранными контрагентами (в основном это США, Канада, Кипр, Великобритания, Австралия, Германия, Швейцария, Нидерланды, Бельгия, Чехия и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также налоговых проверок таких контрактов хотелось бы отметить следующие требования к договору:
1. Договор с иностранным контрагентом может быть заключен в следующих формах:
— в форме стандартного договора.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Конкретную форму нужно выбирать в зависимости ситуации, в том числе в зависимости от того, насколько сильно нужно упростить процедуру подписания договора, на чем настаивает и на что готов контрагент.
2. Также есть различные способы подписания договора с иностранным контрагентом, в частности:
— стандартный обмен бумажными формами через курьера (сейчас все реже применяется).
— подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту.
Единственное в этом случае есть 3 обязательных требования:
а) в договоре должен быть введен электронный документооборот,
б) тот факт, что договор подписывается именно путем обмена сканами должен быть обязательно отражен в договоре,
в) в договоре должны быть расписаны каналы электронной связи между сторонами, включая адреса электронной почты, через которые будет происходить процесс обмена сканами договора.
3. К самому договору с иностранным контрагентом есть определенные требования в плане его содержания. Требования, как правило, можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики. В рамках прохождения валютного контроля банк будет изучать Ваш договор и помимо соблюдения формальных требований законодательства банк должен видеть и понимать, что цель договора – это действительно оформление реальных правоотношений между Вами и контрагентом. Здесь уже есть отличия от банка к банку (Сбербанк имеет свою практику, Модульбанк и Тинькофф свою и т.д.). Если эти требования не соблюдать, то банк может заподозрить Вас в фиктивности договора, а в отдельных случаях еще и в попытке отмывания денег через данный договор.
Логика банка здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор с компанией из США на разработку программного обеспечения (ПО), то с точки зрения банка логично, что заказчик из США будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы и порядок приемки, то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему заказчик так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, что все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
3.1. Предмет договора. Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Здесь допустимы следующие варианты:
— в договоре делается непосредственно ТЗ на разработку.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка, например, та же «разработка программного обеспечения» + дополнительно прописываем, что Стороны конкретные услуги и требования к ним согласовывают дополнительно и фиксируют в инвойсах (счетах на оплату) или в отдельных дополнительных соглашениях.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка + дополнительно указываем в договоре, что конкретные услуги согласовываются в переписке по электронной почте, мессенджерах, системах постановки задач и т.п. Обращаю внимание, что подобный вариант также полностью соответствует закону и также устраивает банки.
3.2. Порядок и сроки оплаты. За нарушение сроков оплаты можно получить штраф вплоть до 100% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.). Еще бывают ситуации, когда компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные системы – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
Как это ни странно, но сумма оплаты также может заинтересовать банк, а именно если сумма покажется банку неоправданно завышенной (например простая консультация стоит 50000 долларов), либо банку покажется сомнительным порядок формирования стоимости услуг (например, если из договора следует, что услуги оказываются нерегулярно, а стоимость, указанная в договоре, прописана фиксированная каждый месяц) – тоже могут быть проблемы.
Обращаю внимание, что оплата может быть определена в договоре следующими способами:
— фиксированная плата за весь договор – это подходит для разовых услуг.
— фиксированная ежемесячная оплата – это подходит для вариантов, когда Ваш заказчик – это Ваш работодатель, либо, когда объемы работы примерно одинаковые из месяца в месяц.
— почасовая оплата. Самый распространенный вариант. Подходит для любых ситуаций, поскольку механизм оплаты максимально прозрачен. Этот вариант также полностью законен, единственное к нему есть свои требования. В частности, важно расписать как именно ведется учет количества часов (через специальную программу, либо учет количества часов ведет исполнитель) и по итогу количество часов и общий размер должны фиксироваться в ежемесячных актах (бывают исключения из такого порядка, иногда без актов обходимся). То есть здесь важно, чтобы для банка и для налоговой механизм расчета количества часов был максимально прозрачен.
Также отмечу, что если нужно, то в договоре можно прописать выплату бонусов от иностранного заказчика (отношения с иностранным заказчиком все равно не могут признать трудовыми), а также компенсацию расходов (например, на покупку оборудования (ноутбука и т.п.), на связь и иные подобные расходы).
3.3. Сроки выполнения работы. До 2018 г. в плане этого пункта было проще, сейчас с учетом последних изменений требований к данному пункту стало больше, а именно сейчас в плане сроков выполнения работ должно быть больше конкретики. Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
3.4. Порядок приемки услуг. Здесь все зависит от ситуации, с точки зрения закона допустимы следующие варианты:
— стандартный вариант, при котором подписываются акты выполненных работ. Акты обычно подписываются: а) либо один раз за весь договор (обычно подходит если договор на разовую услугу), б) помесячно/поквартально – если это фактически трудовой контракт, либо договор предполагает выполнение регулярной работы, в) по итогам выполнения отдельных заданий в рамках договора по каждому заданию отдельно.
— упрощенный вариант, когда факт приемки работ мы привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п.).
Выбор конкретного варианта зависит от ситуации, обычно я рекомендую определенный вариант уже после детального изучения ситуации клиента.
3.5. Применимое право. Здесь нужно определиться с тем, каким законодательством регулируются взаимоотношения с контрагентом и суды какого государства будут рассматривать споры – обычно рекомендуется РФ, остальное уже зависит от того, согласен ли на это контрагент.
3.6. Если у Вас дистанционное взаимодействие с контрагентом (а при работе с иностранными контрагентами это почти 100% случаев), то обязательно нужно:
— ввести договором электронный документооборот (если делать это грамотно, там будет достаточно много пунктов, я сейчас не буду все их расписывать),
— указать в договоре все контактные данные Сторон (электронные почты, номера телефонов, мессенджеры) и данные уполномоченных представителей сторон.
— если используются специальные системы для связи между сторонами, а также для постановки задач или учета количества часов – также обязательно нужно это фиксировать в договоре.
3.7. Реквизиты сторон. Как ни странно, здесь часто допускаются ошибки. Например, я часто встречал некорректное написания страны контрагента (упускали слово «Республика …» и т.п.). Желательно точное наименование брать из общероссийского классификатора стран мира Классификатор ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Также по моей практике часто не полностью указываются реквизиты банка (упускается адрес банка).
4. Ответственность. По практике, легче всего при получении денег от иностранного контрагента попасть на ст. 15.25. КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования». Ответственность по данной статье может достигать 100% от полученной Вами на счет суммы. Например, бывают ситуации, когда контрагент перечисляет оплату за услуги, но делает это каждый раз с задержкой на неделю-две — в такой ситуации есть реальные шансы получить штраф до 100% от суммы каждого перевода (то есть вообще могут по всем платежам забрать все деньги).
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации» (репатриация — это промежуток времени между датой экспорта и датой поступления денег в качестве оплаты эксперта или между датой платежа по импорту и датой импорта).
Готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.
С Уважением,
Васильев Дмитрий.

Читайте также:  Как придумать название фирмы или компании

Возмещение затрат учредителю-иностранцу

Вопрос от Людмилы:

Добрый день. ООО на ОСНО. Один из учредителей (75%) — гражданин Прибалтики (резидент РФ). Этот учредитель периодически ездит на переговоры с поставщиками и покупателями как по городам России, так и в ближнем зарубежье, благодаря которым компания заключает договоры на поставку и продажу товаров. Теперь он требует возмещения своих расходов на эти поездки. Поездки бывают раз в месяц на несколько дней, потом опять через несколько месяцев и т.д. Как лучше оформить отношения между компанией и учредителем во время таких деловых поездок, чтобы возмещать ему расходы на проезд, проживание в гостинице, моб.связь и т.п. Нужно ли учредителю оформлять разрешение на работу, как иностранцу? Спасибо большое. Буду очень признательна за быстрый ответ.

Ответ от Дарьи Мильто (автор рубрики «Бухгалтерия и налоги»):

Тут очень сложный вопрос. Я так понимаю, что учредитель в данном случае просто учредитель, он не является директором компании или другим её работником. Чтобы было проще, лучше оформить с ним трудовой договор или договор гпх (здесь можете образцы найти), так как фактически он выполняется функции работника компании — ведёт переговоры с целью заключения контрактов. В этом случае все его расходы при условии их подтверждения документами (билетами, чеками и т п) можно списать как командировочные и представительские расходы.

Если учредитель не хочет заключать никакой договор, то тут все сложнее. По факту он работником компании не является, требовать возмещения расходов просто так он не может, хоть он и учредитель, владеющий наибольшей долей, по законодательству РФ имущество компании отделено от имущества учредителей. Это ИП отвечает всем свои имуществом. В этой ситуации, чтобы списать расходы, особенно это касается налогового учёта, надо будет реально «выкручиваться». И то, можно попытаться списать как представительские расходы плату за чай, кофе на переговорах, может быть обед с партнерами, но проезд, гостиница и мою связь — все-таки командировочные расходы.

В командировку можно отправить только работника, с учредителем, который работником не является, можно сделать так: оформить решение отправить его в служебную поездку, причём решение должно быть принято органом типа совета директоров. И это все равно ситуация, когда расходы будут притянуты за уши и любая налоговая проверка посчитает это вопрос спорным.

Вообщем, чтоб было меньше проблем, лучше подписать с ним договор, пусть даже гпх. Тем более что функции работника он выполняет на регулярной основе.

Оцените статью
Добавить комментарий